به گزارش پایگاه خبری «عصرنمایشگاه»، درحالی‌که بحران اقتصادی بزرگ، علی‌رغم تمام‌شدن همچنان خودش را در آینه‌‌ اتومبیل درحرکت اقتصاد جهانی نشان‌ می‌دهد، بیشتر مدیران نمایشگاهی توأم با حس عدم آرامش خود را به برنامه‌ریزی‌ نمایشگاهی مشغول می‌کنند. امروزه برگزاری نمایشگاه‌های تخصصی که باعث برگشت سرمایه‌گذاری‌های کلان می‌شوند، بیشتر از قبل انتظار می‌روند. در این میان مؤثرترین راه برای نشان دادن ROI چیزی نیست جز ارائه‌ گزارش‌ کاملی از نحوه‌‌ اجرایی نمایشگاه.
اما مدیران سطح بالا و کارگزاران برنامه‌های شرکت دقیقا چه اطلاعاتی را از این گزارش انتظار دارند؟ در اغلب موارد، آنها به دنبال چهار دسته کلیدی از اطلاعات هستند: استراتژی، نتایج، بودجه و برنامه‌های بهبود. علاوه بر این موارد، در ادامه 10 بخش متفاوت در نظر گرفته‌شده‌ است که می‌توانید به کمک آنها ارزش برنامه‌های نمایشگاهی را ثابت نگه‌داشته و بودجه شرکت‌تان را حفظ کنید:
خلاصه‌ای از کل اجرا
بخش اول گزارش‌های بعد از نمایشگاه می‌بایست شامل نمایش و دیدی 30هزار فوتی از کل نمایشگاه باشد. این در حالی است که ممکن است همین یک صفحه‌‌ خلاصه‌شده، تنها قسمتی از گزارش کامل شما باشد که توسط مدیران خوانده می‌شود. درواقع خلاصه‌‌ اجرایی باید شامل این پنج بخش مختصر باشد: تعداد کل بازدیدکننده‌ها، کیفیت بازدید‌کننده‌ها، مصاحبه‌های مطبوعاتی، میزان تاثیرگذاری شرکت، چشم‌انداز‌های دیدنی از محصولات جدید. درواقع اهداف استراتژیک و مقصود نهایی شما از این نمایشگاه با بررسی این 5‌مورد مشخص خواهد شد.
اهداف و مقاصد استراتژیک
با ارائه‌ یک تصویر بزرگ آغاز کنید: نمایشگاه شما چگونه اهداف و طرح‌های پیش‌زمینه‌‌ شرکت را پشتیبانی می‌کند؟ سپس، فهرستی اولیه از اهداف موردنظر خود را تهیه و ارزیابی کنید؛ به کدام‌یک از آنها دست‌یافتید؟ تک‌تک اهداف و مقاصدی که قرار بود به آنها برسید را با دقت تجزیه‌وتحلیل کنید؛ اکنون زمان آن رسیده که مشخص کنید چگونه در نمایشگاه‌های بعدی می‌توانید آنها را محقق سازید. علاوه بر این، اگر در حال مقایسه اطلاعات سالیانه یا نمایشگاهی‌تان به‌طور خاص هستید، مطمئن شوید که به طرز صحیحی اطلاعات را باهم مقایسه می‌کنید.
گزارش جریان فروش
اصلی‌ترین دلیلی که بیشتر شرکت‌ها در نمایشگاه شرکت می‌کنند، جمع‌آوری اطلاعات مربوط به جریان فروش بازار است؛ به این صورت که شیب کمیت و کیفیت بازار به‌سوی کدام تجارت است و در این میان چه کسب‌وکارها و اشخاصی جزو ذینفعان به‌حساب می‌آیند. برای این کار در ابتدا لازم است میزان کل خریدوفروش را مشخص کرده سپس آن را ازنظر کیفی ارزیابی کنیم. حال خریدوفروش کل را به تفکیک در سه گروه A و B و C قرار می‌دهیم و بر اساس چشم‌انداز معامله (خریدار، فروشنده، توزیع‌کننده یا مشتری همیشگی) این‌چنین به هر گروه امتیاز می‌دهیم: قدرت تصمیم‌گیری، میزان نیاز و علاقه مشتری‌ها به محصول شما، زمان‌بندی خرید محصولات، بودجه و پیگیری‌‌های پس از نمایشگاه.
درنهایت، هر گروه شامل عددهایی است که بر اساس معیارهای گفته‌شده، تعیین‌شده‌اند. اکنون با تقسیم هزینه‌های مستقیم مشارکت در نمایشگاه در میزان خریدوفروش مشروط می‌توان هزینه‌‌ صرف شده جهت هر معامله را محاسبه کرد. اکنون می‌توانید با مدیر فروش شرکت در مورد راه‌حل‌های ممکن جهت نزدیک‌شدن این هزینه‌ها به کمترین حالت و میزان ارزش بالقوه هر فروش و مدت‌زمان پیش‌بینی‌شده برای آن، به گفت‌وگو بنشینید. پس از انجام این مراحل می‌توانید این اطلاعات را در گزارش جریان فروش نمایشگاه وارد کرده و چشم‌اندازی جهانی به گزارش‌تان و اعداد و ارقام آن ببخشید.
نتایج مطبوعاتی و رسانه‌ای
تمام خبرگزاری‌ها و رسانه‌های تبلیغاتی را که به نمایشگاه دعوت‌شده‌اند، شناسایی کرده و بشمارید؛ مطمئن شوید که تمام رسانه‌ها از غرفه شما بازدید کرده و اطلاعات جمع‌آوری کرده‌اند. درنهایت به تعداد تعاملات صورت گرفته میان شما و خبرگزاری‌های دعوت‌شده دقت کنید تا پس از طی یک دوره زمانی، بتوانید بعد از نمایشگاه نیز با آنها ارتباط داشته باشید و تعامل بگیرید. اگر هم‌اکنون روش مشخص‌شده‌ای برای تعیین ارزش‌گذاری تعاملات‌تان با مطبوعات ندارید، زمانش رسیده که با هر یک از نشریه‌ها تماس بگیرید و مطمئن شوید که شرایط آنها برای تبلیغات دقیقا به چه صورت است. (برای مثال: اگر قرار است یک نشریه در نصف صفحه محصول جدید شمارا معرفی کند، هزینه‌‌ تبلیغات این نشریه در حالت نیم‌صفحه چه مقدار است؟) به گفته‌‌ انجمن روابط عمومی آمریکا (Public Relations Society of America)، رسانه‌های خبری دو برابر بیشتر از بقیه در ذهن مصرف‌کنندگان تأثیر می‌گذارند؛ و این در حالتی است که تعداد زیادی از تجارت‌ها از رسانه‌های خبری هیچ استفاده‌ای نمی‌کنند.
اثربخشی نمایشگاه
شرح مختصر و ارزیابی نمایشگاهی شما باید شامل این موارد بشود:
دارایی‌های نمایشگاهی: آیا عملکرد طراحی غرفه‌ شما، برای رسیدن به اهدافی که تعیین کرده بوید مناسب بود؟ آیا شرایط منسجم نمایشگاه، شمارا در جهت تصویری که دوست داشتید از خود به نمایش بگذارید، همراهی کرد؟
نمایش محصولات: شرکت شما چه محصولاتی ساخته است؟ چگونه آنها را در نمایشگاه در معرض دید قراردادید؟ آیا بازدیدکنندگان می‌توانستند محصولات را به‌صورت جداگانه شناسایی کنند؟
گرافیک: گرافیک‌هایی که در طراحی غرفه‌تان استفاده کرده بودید توانستند توجه بازدیدکنندگان را به خود جلب کنند؟ آیا پیام‌های این طراحی‌های گرافیکی برای بازدیدکنندگان روشن و قاطع بود؟
مکان و طرح غرفه و جریان بازدیدکننده‌ها: مکان فیزیکی غرفه چگونه بر روی جریان بازدیدکنندگان از آن غرفه تأثیر می‌گذارد؟ آیا می‌توان اندازه غرفه و طرح معماری آن را به میزان بازدیدکننده‌ها ربط داد؟ کارکنان یک غرفه تا چه اندازه در سیل جاری بازدیدکننده‌ها مؤثر هستند؟
تبلیغات و فعالیت‌های نمایشگاهی
تأثیرات هر یک از برنامه‌های تبلیغاتی خود را قبل، حین و پس از نمایشگاه ‌با دقت بررسی کنید. این تجزیه‌وتحلیل‌ها می‌توانند اطلاعات جامع و خوبی در همه زمینه‌ها به شما بدهند؛ برای مثال تعداد پیش‌بینی‌شده‌‌ شرکت‌کنندگان و سپس تعداد واقعی آنها و یا انتظاراتی که از بازخورد رسانه‌های خبری و اطلاعاتی بابت پوشش این رویداد می‌رفت و اما پوششی که واقعا انجام شد.
و درنهایت تهیه‌‌ گزارشی از اخبار و حوادث فرعی مربوط به این رویداد مثل سوییت‌های اقامت، سرو وعده‌‌ غذایی به‌عنوان خوشامد‌گویی، همکاری همکاران و رقبا با یکدیگر، آموزش‌های در جریان مثل فروشندگی، جلسات اجلاس حمایت از رویداد و مشارکت شرکت‌کنندگان نمایشگاه با شرکت‌های برگزارکننده نمایشگاه که درواقع همگی از برکات حضور خبرگزاری‌های قوی در نمایشگاه هستند.
کارکنان غرفه
کارایی کارکنان غرفه خود را ارزیابی کرده و جزئیات زیر را با دقت در تک‌تک آنها تجزیه‌وتحلیل کنید.
تعداد کارکنان غرفه: آیا تعداد کارکنان شما برای مدیریت غرفه کافی بود؟ یا لازم است در نمایشگاه‌های بعدی تعداد بیشتری به غرفه اضافه شوند؟ شاید هم بعضی از کارکنانتان ساعت‌های زیادی را به بیکاری سپری کردند.
آموزش‌های مربوط به قبل از نمایشگاه: حتما قبل از برگزاری نمایشگاه به‌خوبی کارکنان را آموزش داده و از آنها بخواهید تا بارها تمرین کنند. همچنین حتما اطلاعات مربوط به استراتژی فروش محصولات، ساخت آنها و خدمات مربوطه را به کارکنان غرفه تفهیم کنید.
عملکرد کارکنان غرفه: ارزیابی بهره‌وری و کار آیی کارکنان خود را همراه با حساسیت بیشتری انجام بدهید. اینجا هیچ جایی برای نادیده گرفتن اشتباهات وجود ندارد، پس بهتر است که از قبل در مورد این مسائل با کارکنان غرفه به یک‌فصل مشترک برسید.
تجزیه‌وتحلیل رقابتی حاصل از نمایشگاه
خلاصه‌ای مختصر درباره‌‌ مزیت رقابتی شرکت، محصولات و خدمات‌تان تهیه کنید؛ به چه دلایلی باید مشتری‌ها از میان شرکت‌های ارائه‌دهنده، شمارا انتخاب کنند؟ در این زمینه می‌توانید کارکنان غرفه را مطلع و مسلح به اطلاعاتی کنید که احتمالا برخی از مشتری‌های سرسخت به کمک همین اطلاعات به‌خوبی قانع و به مشتری‌های بالقوه شما تبدیل خواهند شد.
بودجه کل نمایشگاه
مقایسه‌ بودجه‌‌ تخمین زده‌شده خود را با هزینه‌هایی که درنهایت متحمل شدید، مقایسه کنید. کدامشان را پیش‌بینی کرده بودید؟ کدامشان را اصلا در نظر نگرفته بودید؟ اکنون به راه‌حل‌هایی بیندیشید که هزینه‌ها  را برای شما کاهش می‌دهند. ایده‌هایی که باعث می‌شوند در نمایشگاه‌های بعدی دیگر هزینه‌های تخمین زده‌شده از حد معین سرریز نشوند.
نتیجه‌گیری
این بخش باید دیدی کلی از تمام اتفاقات مربوط به نمایشگاه به شما ارائه بدهد؛ این دید باید شامل اتفاقات قبل از نمایشگاه، در طول و بعد از نمایشگاه نیز باشد. در صورت لزوم می‌توانید یک مقایسه سالانه از بازخوردهای یک نمایشگاه  تهیه و ارائه کنید؛ این گزارش مشخص می‌کند که عملکرد شما در سال جاری، قوی‌تر یا ضعیف‌تر بوده است. همچنین تهیه ROI و تأثیر کلی این رویداد بر به دست آوری اهداف شرکت نیز به‌خوبی مشخص می‌شود. حتما در مورد انتظارات‌تان در مورد برنامه‌های نمایشگاهی با اعضای شرکت به گفت‌وگو بنشینید؛ همه آنچه را که در ذهنتان است، مرور کرده و برای بهبود آینده شرکت با دقت برنامه‌ریزی کنید. حتی اگر موفقیت‌هایتان در یک نمایشگاه به‌وضوح مشخص باشد،‌ حتما ایرادات خود را پیداکرده و روی آنها تمرکز کنید. هرچند که گروه مدیریت حتما این اشکالات را خواهند دید اما به یاد داشته باشید که هیچ موفقیتی بدون تلاش فعالانه و شفاف کارکنان محقق نخواهد شد. بالا بردن سطح آگاهی و اطلاعات حتی اگر باعث بهبود مستقیم نشوند، حتما جلوی اشتباهات و خطاها را خواهند گرفت.