به گزارش پایگاه خبری«عصر نمایشگاه»، در این مقاله به‌ مرور بخشی از راهکارهایی پرداخته می‌شود که به فعالان در صنعت نمایشگاهی، امکان آماده‌سازی برای این شرایط را می‌دهد. لازم نیست حتما پیوسته اخبار را دنبال کنید تا بدانید ما در دورانی زندگی می‌کنیم که برای برگزارکنندگان نمایشگاه‌ها توأم با تزلزل و عدم ثبات است. حوادث طبیعی، بحران‌های اقتصادی، منازعات سیاسی و همچنین وقایعی مانند اغتشاشات و ناآرامی‌های مدنی، تنها تعدادی از اتفاقاتی هستند که می‌توانند برگزاری یک نمایشگاه تجاری را تحت تأثیر قرار دهند. بااینکه عوامل بسیاری همچون مدیریت نمایشگاه و مراسم، مجریان محلی قانون، سازمان هواشناسی، بهداشت و امنیت در تصمیم‌گیری‌های کلان شیوه مدیریت بحران دخیل هستند، اما تدارک دیدن برنامه‌های احتیاطی برای کنترل نابسامانی‌های کوچک و یا هرج‌ومرج‌های غافلگیرانه اقدام مؤثری است که یک مدیر ارشد نمایشگاه می‌تواند انجام دهد. با این وجود، وضع کردن یک برنامه جامع در زمینه مدیریت بحران، یک فرآیند پیچیده و دشوار است که با عواملی نظیر اندازه و موقعیت نمایشگاه، ابعاد حضور مجری نمایشگاه و ماهیت این صنعت در هم آمیخته شده است؛ عواملی که تهیه یک راهنمای همه‌جانبه و فراگیر را تقریبا غیرممکن می‌سازند. با این حال مراحل و نکاتی وجود دارند که در هنگام برنامه‌ریزی برای شرایط بحرانی و غیرمترقبه باید لحاظ شوند و تقریبا به تمام استراتژی‌های مقابله با بحران قابل تعمیم هستند.

بررسی اطلاعات نمایشگاه
بسته به میزان بزرگی رویداد، کادر مدیریت نمایشگاه ممکن است فرآیندهایی اضطراری را برای آتش‌سوزی، آب‌وهوای طوفانی و اعمال خشونت‌آمیز و‌... در نظر گرفته باشید. بنابراین قبل از تدوین یک نقشه که احتمال دارد با فرآیندهای مذکور در تضاد باشد، با راهنمای مسئول برگزاری نمایشگاه گفت‌وگو کنید و دریابید آیا سیاست‌هایی برای عکس‌العمل اضطراری در دستور کار هست یا خیر. با آگاهی فرآیندهایی که امروزه در خصوص امنیت رویدادها وجود دارد، بعضی از نمایشگاه‌ها در حال اتخاذ تمهیداتی جهت تسهیل ارسال و دریافت اطلاعات توسط شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان هستند. برای مثال، در بزرگ‌ترین نمایشگاه بین‌المللی محصولات الکترونیکی، مجریان نمایشگاه، شماره‌های تماس مربوط به دفاتر امنیتی مستقر در هر بخش از نمایشگاه را پشت کارت‌های شرکت‌کنندگان چاپ کردند. می‌توانید از مدیریت جویا شوید که آیا نمایشگاه موردنظر استراتژی‌هایی مشابه را به کار می‌گیرد یا خیر و این اطلاعات را در کتابچه آشنایی با نمایشگاه که قبل از برگزاری نمایشگاه عرضه می‌شود، بگنجانید.
تهدیدهای بالقوه را ارزیابی کنید
طبق تجربه‌ای که طی سرپرستی و نظارت بر بسیاری از ارزیابی‌های مراجعین به دست آمده است، مدیریت ریسک اولین گام در طرح‌ریزی یک نقشه عمل برای مقابله با موقعیت‌های اضطراری محسوب می‌شود. در هر صورت، چنانچه شما ندانید با چه تهدیدات بالقوه‌ای در یک نمایشگاه ممکن است مواجه شوید، چطور می‌توانید برای مقابله با آنها آماده باشید؟
در همین راستا سندی به نام «ماتریس ریسک بروز وقایع» طراحی شده است که محدوده ملموسی از ملاحظات زیست‌محیطی، بهداشتی، سلامتی، فناوری و تهدیدات اجتماعی و همچنین یک نقطه شروع برای بحث درباره شرایط اضطراری با ذینفعان داخلی و خارجی‌تان فراهم می‌آورد.
مکان‌های مشخصی را برای ملاقات در نظر بگیرید
در جریان یک موقعیت نامساعد، مثلا آتش‌سوزی در یکی از طبقات یا تیراندازی، به‌احتمال زیاد محل مورد نظر تخلیه می‌شود. در صورت بروز چنین رویدادی، هر یک از اعضای تیم شما باید مسئولیتی را بر عهده داشته باشند. آسان‌ترین راه برای انجام این کار مقرر کردن یک مکان ملاقات خارج از مرکز گردهمایی است.
به خاطر داشته باشید که موقعیت‌های اضطراری ممکن است در خارج از محل نمایشگاه نیز رخ دهند، مثلا در یک هتل یا مرکز پذیرش مهمانان؛ لذا بهتر است یک مکان ملاقات در همه بخش‌های مرتبط با نمایشگاه در نظر بگیرید. از نقشه‌های گوگل، نگهبان هتل و یا فروشندگان محلی در انتخاب مکان‌های ملاقات کمک بگیرید. مکان‌های مناسب باید به‌اندازه کافی دور از نقطه بحران باشند تا از هرج‌ومرج و تجمع در آنها جلوگیری شود، اما نه به ‌اندازه‌ای که نتوان به آنها دسترسی داشت. همچنین به دنبال مکان‌هایی باشید که 24 ساعته باز و فعال هستند و می‌توانند آب، برق و تلفن ثابت در اختیار شما قرار دهند؛ برای مثال لابی‌های هتل‌ها یا مغازه‌های کوچک. بعد از اینکه مکان‌های مناسبی برای ملاقات در نظر گرفتید، آدرس و نقشه‌های دسترسی به آنها را بین اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید. برای این منظور می‌توان از کاتالوگ معرفی نمایشگاه و یا از یک قالب دیجیتالی مانند PDF یا JPEG که به‌سرعت و از راه دور ‌ روی یک تلفن همراه هوشمند قابل دسترسی باشند استفاده کرد.
اطلاعات را گردآوری و یکپارچه کنید
همیشه برگه‌ای حاوی اطلاعات ضروری مربوط به اعضای تیم را در دسترس خود داشته باشید تا در صورت بروز یک شرایط غیرمترقبه بتوانید در سریع‌ترین زمان ممکن با آنها تماس بگیرید. این برگه باید شامل اطلاعات کامل هر یک از اعضا باشد: آدرس ایمیل و شماره تلفن، تاریخ‌های ورود و خروج، اسم و شماره اتاق هتل و یا هر نوع محل اقامت دیگر و همچنین اسم و شماره تلفن یک مخاطب برای موارد اضطراری. بهتر است آن دسته از شرایط پزشکی که ممکن است سلامت یکی از اعضای تیم را در جریان برگزاری نمایشگاه تحت تأثیر قرار دهد (مانند دیابت، آسم و یا معلولیت)، در این برگه درج کنید اما قبل از جمع‌آوری چنین اطلاعاتی، این مسئله را با بخش نیروی انسانی در میان بگذارید.
شیوه‌های برقراری ارتباط را تعیین کنید
در هنگام بروز فاجعه، قصد دارید از چه راهی با اعضای گروهتان که ممکن است در مرکز گردهمایی، هتل، مسیر نمایشگاه و‌... پراکنده باشند ارتباط برقرار کنید؟ در موقعیت‌هایی که تهدید مستقیمی برای ایمنی اعضا به شمار می‌روند، لازم است هر چه سریع‌تر به همه اعضا هشدار دهید. اپلیکیشین‌هایی مانند واتس‌اپ و برخی از سیستم‌های مدیریت رویداد مبتنی بر موبایل به کاربران اجازه می‌دهند در عرض چند ثانیه پیام‌های متنی و اعلان‌های گروهی ارسال کنند. مشکلاتی که کمتر اضطراری به شمار می‌روند را می‌توان با پیام‌های متنی انفرادی، ایمیل، یا تماس تلفنی انتقال داد.
مطمئن شوید که همه اعضا در جریان برنامه‌ها هستند
اگر اعضای گروهتان از برنامه‌های شما برای مدیریت شرایط اضطراری اطلاع نداشته باشند، همه برنامه‌ریزی‌های دقیقتان بی‌فایده خواهد بود. بنابراین در اولویت قرار دادن آمادگی برای بحران، در حین فرآیند آشنایی قبل از برگزاری نمایشگاه امری ضروری است. بررسی کنید که احتمال بروز چه تهدیداتی بالاتر است، تهدیدات مذکور چطور به سایر اعضا منتقل می‌شوند و اعضای تیم چه اقداماتی باید انجام دهند. علاوه بر تدارک فرآیندهای ذکر شده در زمینه تخلیه (که از پیش توسط نمایشگاه تعیین شده‌اند) و همچنین اطلاعات مبسوط در خصوص مکان‌هایی که برای ملاقات در نظر گرفته‌اید، اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم اسم و آدرس نزدیک‌ترین مرکز پزشکی را می‌دانند. همچنین اطلاعات تماس شخصی را که در اداره مرکزی مسئول پاسخگویی در شرایط اضطراری است، داشته باشید تا در صورتی که شما یا دیگر اعضای ارشد گروهتان زخمی شده یا قادر به مدیریت بحران در محل نباشید، شخص مذکور در دسترس باشد. در پایان باید گفت هیچ روش «یگانه و مناسب برای همه شرایط» برای مدیریت تهدیدات و بحران‌ها وجود ندارد، اما استفاده از نکاتی که در اینجا ذکر شد می‌تواند اعضای گروهتان را قادر سازد هنگام بروز وقایع غیرمترقبه به شکل مناسب و مقتضی به آنها واکنش نشان دهند.
ترسیم مسیری برای گذر از میان طوفان
یکی از اولین اقداماتی که هنگام طراحی یک برنامه مدیریت بحران می‌توان به کار گرفت، تکمیل «فرم ماتریس ریسک بروز وقایع» است که کمک می‌کند فجایع مختلف بالقوه‌ای که مراجعین ممکن است در یک نمایشگاه با آنها مواجه شوند، بررسی کنیم. این فرم هم‌اکنون در قالب PDF در وب‌سایت exhibitoronline.com با نام Matrix Form در دسترس است.

مرحله 1: همه تهدیدات بالقوه را شناسایی کنید
می‌توانیم این کار را با نوشتن سریع و تصادفی همه تهدیدات بالقوه مربوط به یک نمایشگاه معین آغاز کرده سپس آنها را در چهار گروه دسته‌بندی کنیم: زیست‌محیطی، بهداشت و سلامت، فناوری و اجتماعی. رایج‌ترین موقعیت‌های اضطراری در اینجا فهرست می‌شوند، اما هر نمایشگاه، مکان و صنعتی دارای ریسک‌های مربوط به خودش است، از این رو وقت کافی برای در نظر گرفتن تمامی موقعیت‌های فاجعه‌باری که ممکن است رخ دهند، بگذارید.

مرحله 2: احتمال بروز هر یک از تهدیدات را تعیین کنید
پیرامون تهدیدهای مختلف تحقیقات گسترده‌ای انجام دهید. برای مثال، از سرویس‌های پیش‌بینی آب‌وهوا جهت بررسی الگوهای هواشناسی اخیر محل برگزاری نمایشگاه و پیش‌بینی وضع هوا طی مدت برگزاری نمایشگاه استفاده کنید و از پیمانکار خدمات عمومی یا مدیریت نمایشگاه جویای مسائل احتمالی در زمینه نیروی کار شوید (برای مثال منقضی شدن قراردادهای صنفی).

مرحله 3: پوشش بیمه‌ای خود را بررسی کنید
بیمه‌نامه خود را بررسی کنید یا با شرکت ارائه دهنده بیمه خود تماس بگیرید تا مشخص شود در برابر هر یک از تهدیدات بالقوه تحت پوشش هستید و اگر چنین است، تا چه مقدار.

مرحله 4: همه تصمیم‌گیرندگان خارجی را شناسایی کنید
تعیین کنید که کدام نهادها یا مؤسسات بیرونی: 1) تأیید کرده‌اند که یک تهدید فوری وجود دارد. برای مثال مرکز هواشناسی هشدار وقوع گردباد داده است و 2) در یک بحران نقش رهبری را بر عهده دارند؛ مانند پلیس محلی که در برابر یک تظاهرات در نزدیکی نمایشگاه واکنش نشان می‌دهد.

مرحله 5: تیم رهبری داخلی‌تان را انتخاب کنید
چه کسی در تیم شما مناسب‌ترین فرد برای بر عهده گرفتن نقش رهبری یا تصمیم‌گیری در هر سناریو است؟ این موضوع به‌احتمال زیاد شامل مدیر نمایشگاه و سایر اعضای ارشد تیم حاضر در محل می‌شود، اما پرسنل فعال در خارج از محل را نیز مدنظر قرار دهید. برای مثال، اعضای اداره منابع انسانی شرکت شما باید در مدیریت فوریت‌های پزشکی کارکنان مد نظر قرار گیرد.

مرحله 6: تعیین کنید که تصمیم‌گیرندگان خارجی در صورت بروز یک موقعیت اضطراری چطور باید با هم ارتباط برقرار کنند
شیوه‌های بسیاری وجود دارد که به‌واسطه آنها تصمیم‌گیرندگان خارجی می‌توانند اطلاعات را در حین یک فاجعه منتقل کنند؛ مثلا با استفاده از هشدار در وب‌سایت نمایشگاه، اعلان‌های عمومی در محل نمایشگاه، ایمیل و رسانه‌های اجتماعی. با این عاملان کلیدی تماس بگیرید تا تعیین کنید از چه نوع ارتباطاتی استفاده می‌کنند تا رهبران تیم شما بدانند هشدارها و گزارش‌ها حیاتی چگونه منتقل خواهند شد.

مرحله 7: استراتژی ارتباطات داخلی خودتان را وضع کنید
در پایان، در مورد این مسئله تصمیم بگیرید که رهبران داخلی‌تان چگونه اخبار فوری را با اعضای حاضر در محل و ذینفعان خارج از محل در میان می‌گذارند. گزینه‌ها در این زمینه از اپلیکیشن‌هایی مانند واتس‌اپ (که هنگام اطلاع دادن در مورد یک تهدید فوری ایده‌آل است) تا پیام‌های متنی استاندارد، ایمیل و یا سیستم‌های قدیمی تلفن گویا متغیر هستند.