به گزارش پایگاه خبری «صر نمایشگاه»، همچنان که با تیم‌های مالی آمریکایی و بین‌المللی همکاری می‌کردم تا بودجه نمایشگاه خارج از کشور را نهایی کنیم، متوجه شدیم که اعداد و ارقام با هم تطابق ندارند؛ یعنی حساب‌ها حدود 75 هزار دلار تفاوت داشت. اولین بار بود که این نمایشگاه خاص را از ابتدا تا انتها مدیریت می‌کردم، بنابراین احساس مسئولیت زیادی می‌کردم. من برای بودجه‌بندی بسیار دقیق اعتبار خوبی داشتم، پس تصور کنید زمانی که نمی‌توانستم دلیل این کسری بودجه را بفهمم چه حالی داشتم.
اشتباه: پس از بارها بررسی اعداد و ارقام (بدون نتیجه)، در نهایت حسابداری که با او کار می‌کردم، از نرخ تبدیل ارز دو تیم مالی از من سوال کرد. از آنجا که در صنعت بین‌المللی نمایشگاه تازه‌وارد بودم، هیچ وقت به فکرش نیفتاده بودم که این مورد را چک کنم. سپس معلوم شد که همه از نرخ‌های متفاوتی برای تبدیل یورو و پوند انگلیس به دلار آمریکا استفاده کرده بودیم.
پیامد: اگر مشخص می‌شد که تفاوت 75،000 دلاری به نفع من نبوده، حضور ما در این نمایشگاه مهم به طور قابل توجهی کم رنگ می‌شد.
راه‌حل: ما بودجه را با استفاده از همان نرخ تبدیل محاسبه کردیم و محاسبات اصلی من بالاتر از آن چیزی بود که حسابداران نشان می‌دادند. بنابراین، من در واقع کسری بودجه داشتم. خیلی شانس آوردم زیرا ممکن بود این اختلاف حساب‌ها به ضرر من باشد.
درسی که گرفتم: بودجه را به طور منظم با گروه‌های لازم بررسی می‌کنم تا مطمئن شوم که به شرایط بحرانی برخورد نمی‌کنیم. از طرفی همیشه خود را نسبت به نرخ‌های تبدیل ارز مورد توافق همه گروه نیز به روز می‌کنم. 
کری هیگبی، بازاریاب رسمی نمایشگاه، مدیر ارشد بازاریابی رویدادهای شرکت Control4، شهر سالت لیک

کمبود زمان
در طول سال اول، من به عنوان هماهنگ‌کننده نمایشگاه، مسئول تمام مواردی بودم که به دومین نمایشگاه بزرگ سال ختم می‌شد. صبح روز افتتاحیه، در حال ترک هتل بودم که یکی از مدیران فروش شرکت ما به من اطلاع داد که او و دو نفر از VIP‌های گروه ما به هتل دیگری فرستاده شده‌اند، چون رزرو این هتل پر شده بود‌. من تاییدیه همه رزروها را گرفته بودم، بنابراین، سریعا درخواست کردم تا مدیر ثبت هتل را ملاقات کنم.
اشتباه: از آنجا که تکمیل رزرو هتل را در فوریت قرار داده بودم، از یاد برده بودم که نمایشگاه را باید در اولویت قرار می‌دادم. یک ساعت دیرتر به نمایشگاه رسیدم و مدیر به من خبر داد که هنوز غرفه مرتب نشده و تعداد زیادی از گیاهان تزئینی که سفارش داده بودیم هنوز جایگزین نشده‌اند. به علاوه، مدیر ارشد و کارکنان غرفه چند دقیقه بعد می‌رسیدند.
پیامد: وقتی اعضای تیم رسیدند، از اینکه فرش غرفه کاملا تمیز نشده بود و گیاهان در جای خود قرار نداشتند، حس مثبتی نگرفتند‌ و این احساس هم به طرز ناخوشایندی به من منتقل شد.
راه‌حل: خدمه جارو برقی را برداشتند و بعد از اینکه درباره کمبود وقت‌مان به آنها توضیح دادم، سریع شروع به کار کردند. مدیر شرکت و خودم گیاهان را در جای خود قرار دادیم و به محض اینکه کارها رو به پایان بود، کارکنان و نمایندگان شرکت از راه رسیدند.
درسی که گرفتم: نمی‌توانید برای همه قهرمان باشید و اطمینان از بازکردن غرفه سر وقت باید اولویت نخست شما باشد.
دایان بنسون، بازاریاب رسمی نمایشگاه، مدیر غرفه‌های Americas پرینستون نیوجرسی

استرس را رها کنید!
پیش‌تر، من مدیر بازاریابی رویداد جهانی در شرکت DaimlerChrysler Corp‌ بودم. یک بار در نمایشگاه بین‌المللی خودروهای آمریکای شمالی، برای یکی از ماشین‌های لوکس کرایسلر کنفرانس مطبوعاتی ترتیب دادیم. ایده ما این بود که نام تجاری را با هنر پیچیده ترکیب کنیم، بنابراین تصمیم گرفتیم که از نام Pageant of the Masters از فستیوال هنری Laguna Beach استفاده کنیم که به خاطر «تصاویر زنده» شناخته شده بود. در آنجا هنرمندان کارهای هنری را تقریبا مانند نمونه اصلش بازسازی می‌کنند.
اشتباه: ما در استفاده از سه عکس معروف زیاده‌روی کردیم. یکی از آنها فردی بود که بدنش رنگ شده بود، اما وقتی نورپردازی انجام شد، هیچ کس نتوانست چیزی را که می‌بیند، به درستی تشخیص دهد. صبح روز بعد هم یکی از روزنامه‌های معروف این موضوع را با تیتر اصلی «مدل بدون بالاتنه در نمایشگاه خودرو کرایسلر» چاپ کرد.
پیامد: این عنوان خیلی به چشم آمد و بازخورد منفی زیادی داشت. به نظر می‌رسد مردم فقط عنوان را می‌خوانند و خبری از داستان پشت آن ندارند.
راه‌حل: آنچه که انجام شده قابل برگشت نیست. اما جدا از این مسائل، ما باید فرم هنری را با دقت انتخاب می‌کردیم.
درسی که گرفتم: همیشه به یاد داشته باشید که اگر احتمال هرگونه سوء‌تفاهم یا کژاندیشی درباره نحوه برگزاری رویداد شرکت شما وجود دارد، تصور اشتباه تقریبا همیشه ناخوشایند شماست. سعی کنید تمام برداشت‌های ممکن مخاطبان یا رسانه‌ها را در نظر بگیرید‌ و اگر تردیدی دارید، شاید بهتر باشد از نو برنامه‌ریزی کنید.
دونالد اشمید، بازاریاب رسمی نمایشگاه، مدیر کنگره جهانی شرکت Pfizer Inc.، لیک فارست، ایلینویز

  آشوب تبلیغاتی
به عنوان مدیر پیشین رویداد شرکت Schneider Electric SA، در نمایشگاه سالانه شبکه‌های سیسکو مسئولیت نمایشگاه را به عهده گرفتم. به منظور تشویق بازدیدکنندگان برای شرکت در «تور» محصولات ما، تصمیم گرفتیم به آنها درایو USB اشانتیون دهیم (این موضوع برمی‌گردد به زمانی که این درایوها جدید بودند). تور از میز پذیرش آغاز می‌شد و در طول مسیر 10 ایستگاه داشت. تصور می‌کردیم این تعداد ایستگاهی که در نظر گرفته بودیم، برای کنترل جمعیت زیاد هم هست.
اشتباه: ما تا حد زیادی محبوبیت تور و اشانتیون‌ها را دست کم گرفتیم. در دو ساعت نمایشگاه، صف طولانی جلوی میز پذیرش تشکیل شده بود و کمی بعد از اینکه افراد وارد راهرو شدند، تراکم جمعیت ایجاد شد.
پیامد: زمان انتظار طولانی بازدیدکنندگان را خسته کرد و در نهایت مدیر نمایشگاه به ما تذکر داد تا برای جمعیت 70 نفری به بالا که در راهروها متراکم شده بودند، باید فکری بیندیشیم. این اتفاق باعث شد، نه تنها روی بازدیدکنندگان تأثیر منفی بگذاریم، بلکه ذهنیت مدیر نمایشگاه نیز نسبت به ما منفی شد.
راه‌حل: ابتدا، وارد صف شدم و از بازدیدکنندگان بابت تاخیر در ارائه خدمات عذرخواهی کردم. سپس با خدمات نمایشگاه صحبت کردم تا ستون طنابدار در اختیارمان بگذارند؛ به این ترتیب، بازدیدکنندگان در اطراف غرفه ما جمع شدند.
درسی که گرفتم: ارزش تبلیغات یا هدایای خود را نادیده و همچنین تمایل بازدیدکنندگان را دست‌کم نگیرید که به جمعیت و صف‌هایی می‌پیوندند که حتی نمی‌دانند برای چه تشکیل شده است. همچنین شماره خدمات نمایشگاه را یادداشت کنید تا در صورت برخورد با هرگونه مشکل لحظه آخری راه‌حل ارائه دهند. 
جیسون اسکیو، مدیر بازاریابی محصولات شرکت Cvent Inc‌، تایسون کورنر، وایومینگ

بازی انتظار
می‌دانستم که غرفه شرکت من به یکی از بزرگ‌ترین غرفه‌های مهم نمایشگاه در نیویورک تبدیل می‌شود. بنابراین، با مسئول تدارکات نمایشگاه صحبت کردم تا روز برگزاری نمایشگاه زودتر حاضر شویم. پاسخی که از تماس تلفنی داشتم، مثبت بود. بنابراین کارم را طبق همان برنامه‌ریزی کردم. هنگامی که من و گروهم وارد مکان غرفه شدیم، به ما اطلاع دادند که نمی‌توانیم تا بعد از وقت ناهار غرفه را بچینیم. وقت ناهار هم تمام شد، اما دوباره به ما گفتند منتظر بمانیم چون غرفه ما دسترسی را به تنها آسانسور حمل بار مسدود می‌کرد. بنابراین، گروه نمایشگاه، کارکنان و خود من مجبور شدیم صبر کنیم تا اینکه تمام غرفه‌ها وارد شوند.
اشتباه: من سعی کردم با مسئول تدارکات نمایشگاه صحبت کنم تا چیدن غرفه را زودتر از وقت معمول تایید کند، اما بدون فایده بود. دیگر به قول معروف کاسه صبرم سرآمده بود و هیچ راهی نداشتم چون هیچ سندی نمی‌توانستم ارائه دهم که ما اجازه داریم غرفه را زودتر از زمان تعیین شده بچینیم.
پیامد: همچنان که اعضای تیم در انتظار بودند، هزینه‌های کار نیز بیشتر و بیشتر می‌شد؛ و باید بگویم یکشنبه خیلی سختی بود چون افراد رفته رفته عصبانی می‌شدند و فقط می‌خواستند به خانه بروند تا فینال مسابقات فوتبال را تماشا کنند.
راه‌حل: تنها کاری که می‌توانستم بکنم این بود که روحیه افراد را بالا نگه دارم تا وقتی که اجازه به کار دادند، بتوانند ادامه دهند. غرفه‌ای را زودتر از زمان تعیین شده برپا کردیم، اما نتیجه این شد که به بودجه‌ام خسارت وارد شد. خوشبختانه، کمی بودجه اضافی داشتم که بخشی از هزینه‌های اضافی کار را جبران می‌کرد.
درسی که گرفتم: دیگر اطمینان حاصل می‌کنم که درخواست‌ها و تاییدیه‌هایم به صورت کتبی همراه من است. مخصوصا در مواردی که کمی خارج از حالت عادی است، پیش از ورود به مکان مورد نظر تاییدیه را از مدیر نمایشگاه دریافت می‌کنم.
لیزا لاولی، بازاریاب رسمی نمایشگاه، مدیر ارشد برنامه رویداد شرکت Cisco Systems  سن خوزه، کالیفرنیا

تشخیص آتش
بلافاصله پس از اینکه در شرکت Globe Manufacturing Co. LLC مشغول به کار شدم، از من خواسته شد تا غرفه‌ای را برای یک نمایشگاه بزرگ‌تر برپا کنم. هنگامی که بالای برج 3 و نیم متری لامپ‌ها را وصل می‌کردیم، متوجه شدیم یکی از دیرک‌هایی که باید لامپ را روی آن نصب کنیم، گرد و بست لامپ‌ها هم مربع شکل است. زمان به سرعت می‌گذشت، به همین خاطر با MacGyver تماس گرفتیم و برای معضل گیره‌های مربع شکل و سوراخ گرد راه‌حلی کشف کردیم.
اشتباه: کمی بعد، بوی سوختگی به مشاممان رسید. باید این را ذکر کنم که تولیدکنندگان شرکت سراغ آتش‌نشانی رفتند‌ و به من گفتند که بوی دود در نمایشگاه‌های تجاری ما امر غیر عادی نیست. اما در نهایت یکی از کارمندان به بالا نگاه کرد و متوجه شد که طرح ابتکاری ما شل شده و به پانل گرافیکی در حال سوختن در زیر آن خورده است. 
پیامد: خوشبختانه در نمایشگاه بودیم، در غیر این صورت، غرفه‌مان به طور کامل می‌سوخت. اما دیگر به پانل گرافیکی‌مان آسیب وارد شده بود که کاملا مشخص و قابل مشاهده بود.
راه‌حل: ایده یکی از اعضای تیم این بود که سوراخ‌های سوخته شده پانل گرافیکی را با قسمت‌هایی از چکمه‌های آتش‌نشانی‌مان بپوشانیم. این کار بعد دیگری به پانل گرافیکی داد و مانند راه‌حلی هنرمندانه به نظر رسید. 
درسی که گرفتم: ما، به عنوان غرفه‌داران نمایشگاه، باید انتظار چیزهای غیر منتظره را داشته باشیم و بدانیم که ضرورت در واقع مادر اختراع است؛ در عین حال هنگامی که مشکلی در نمایشگاه پیش می‌آید، از همه اعضای تیم ایده بگیرید.
استفانی مک کواد، بازاریاب رسمی نمایشگاه، مدیر خدمات بازاریابی شرکت Globe Manufacturing Co. LLC پیتس فیلد، نیوهمپشایر