به گزارش پایگاه خبری «عصر نمایشگاه»، سیلک هورش مدیر اجرایی بازاریابی و توسعه تجارت شرکت Ungerboeck Software International مقاله ای در ارتباط با برگزاری یک رویداد مجازی موفق در exhibition world   منتشر کرده است که در ادامه می خوانیم.

فقط چند هفته پیش ، ما نسبت به برگزاری همایش های سالانه خود در ماه مارس احساس خوشبینی می کردیم. آنچه در آن زمان اتفاق افتاد ، دست ما نبود، گسترش همه گیر Covid-19 و تکان دادن کل صنعت رویدادها. ما نمی خواستیم از همایش صرفنظر کنیم ، بنابراین با هم نشستیم و روی یک کنفرانس مجازی کار کردیم و محتوی خود را  مشتاقانه  به اشتراک گذاشتیم.

ما فقط یک هفته فرصت داشتیم تا دستور کار را مجدداً بازنگری کنیم ، بنابراین زمان عامل اصلی در این پروژه بود. تصمیم ما برای ایجاد این یک رویداد رایگان برای مشتریان ، افراد بیشتری را ترغیب به ثبت نام کرد و به ما این امکان را داد که دسترسی  را به طرز چشمگیری افزایش دهیم.

بنابراین، چگونه یک کنفرانس چند روزه ، پر از جلسات آموزشی ، ارائه مشتری ، آزمایش محصولات و فرصت های شبکه سازی را به یک تجربه مجازی به یاد ماندنی و جذاب تبدیل می کنید؟

پای خودتان را در کفش شرکت کنندگان خود قرار دهید و عناصر مختلفی را که باید در نظر بگیرید برای ایجاد یک تجربه عالی شرکت کننده در لیست برنامه ریزی های خود قرار دهید:

1) قالب رویداد آنلاین شما
هنگامی که تصمیم دارید یک رویداد چند روزه را به صورت آنلاین برگزار کنید ، ممکن است مجبور شوید مجدداً زمان و محتوای رویداد خود را مرور کنید. مردم مانند جلوی صفحه نمایش خود ، همان توجه در اتاق کنفرانس را ندارند. در نظر بگیرید که جلسات کوتاه تر (30-45 دقیقه) را برگزار کنید، تعداد ارائه در هر مرحله را کاهش دهید و در پایان هر جلسه برای  زمان پرسش و پاسخ اطمینان حاصل کنید ، همچنین حداقل 15 دقیقه استراحت بین جلسات داشته باشید.
همچنین این نکته را باید در نظر داشته باشید که رویدادهای مجازی به شما امکان می دهد دسترسی خود را به خارج از مخاطبان عادی خود گسترش دهید. اگر تصمیم دارید میزبان یک رویداد زنده باشید ، افرادی از مناطق مختلف زمانی ممکن است بپیوندند. در نظر بگیرید که جلسات خود را متناسب با آن ترتیب دهید تا بتوانید تعداد بیشتری از افراد در منطقه شما را در خود جای دهید و به وضوح مشخص کنید که در کدام منطقه زمانی جلسات برگزار می شود تا از ناامیدی خودداری کنید.

علاوه بر این ، ما به شدت توصیه می کنیم منابع کافی را برای اجرای کار اضافه کنید: ناظران، مجری ها و مجری برنامه ها. مدت زمان لازم برای خلاصه نویسی  را دست کم نگیرید. برای تست اسلایدها و مجموعه فنی ارائه دهندگان خدمات(سرعت اینترنت ، صدا و وب کم) برای تیم کنفرانس باید تمرینات اجباری انجام شود.

در آخر ، KPI های خود را برای رویداد خود به روشنی مشخص کنید: برای دستیابی به چه چیزی تلاش می کنید؟ با تعیین اهداف خود ، این امر به شما کمک می کند تصمیم بگیرید که آیا ثبت نام کنندگان باید برای حضور در آنها هزینه پرداخت کنند، اگر جلسات به صورت آنلاین  در دسترس باشد و چگونگی پیگیری شما با شرکت کنندگان بعد از این رویداد چطور خواهد بود.

بازاریابی و ارتباطات
هنگام میزبانی یک رویداد مجازی ، می توانید به راحتی میزان حضور خود را افزایش دهید زیرا افراد می توانند بدون توجه به مکانی که در آن قرار دارند ، به آن بپیوندند. آنها نیازی به سفر و هزینه مسکن ندارند و فقط با دو کلیک می توانند در قلب این رویداد باشند. وقتی کنفرانس هایمان را به صورت آنلاین جابجا کردیم ، توانستیم در کمتر از یک هفته با یک ارتباط آنلاین قوی ، میزان حضورمان را سه برابر کنیم.

وب سایت رویداد
وب سایت رویداد شما در مرکز رویداد شما قرار دارد و به عنوان کانون برای شرکت کنندگان در نظر گرفته می شود. این منبع اصلی اطلاعات برای شرکت کنندگان شما است و باید برنامه ای روشن با دسترسی مستقیم به جلسات مختلف موجود ، منطقه زمانی ارائه جلسات ، نام اسپیکرها و پیوند ثبت نام به این رویداد را دربردارد.

Chatbot
از Chatbot وب سایت خود برای پاسخ دادن به سؤالات قبل از رویداد ، بلکه در کل کنفرانس استفاده کنید تا در زمان واقعی پشتیبانی را ارائه دهید. chatbot ما در کنفرانس های مجازی ما پنج برابر بیشتر از معمول مخاطب داشته است. به عنوان یک ابزار کمک مشتری دوست ، امکان تعامل مستقیم با شرکت کنندگان را فراهم می کند و برای حل مشکلات اتصال احتمالی ، کمک فوری را ارائه می دهد.

بازاریابی ایمیلی
قبل از رویداد ، رویداد خود را با ارتباط جمعی از طریق ایمیل به پایگاه داده خود تبلیغ کنید. شرکت کنندگان را آگاه نگه دارید و اطلاعاتی در مورد نحوه اتصال را برای آنها ارسال کنید. به جلسه ، و برای آنها نظرسنجی ارسال کنید.

رسانه های اجتماعی
از کانالهای رسانه های اجتماعی خود برای تبلیغ کردن درباره رویداد خود و تبلیغ مطالب و سخنرانان استفاده کنید. پیش نمایش جلسات را ارسال کنید ، بایگانی سخنرانان را به اشتراک بگذارید ، با پیروان تعامل داشته باشید و هشتگ رویداد را معرفی کنید که نه تنها در طول رویداد بلکه قبل و بعد از آن استفاده خواهید کرد.

تعامل در طول رویداد

یکی از بزرگترین چالش های رویدادهای مجازی این است که شرکت کنندگان خود را درگیر مشارکت کنید وقتی که نمی توانید واکنش مردم در ارائه خود را ببینید. برای حاضران بسیار ناامید کننده است که نتوانند زبان بدن مخاطبان خود را بخوانند و نسبت به آنچه می توانند در اتاق ببینند واکنش نشان دهند. چند ابزار وجود دارد که می تواند به شما در ارتباط برقراری ارتباط با شرکت کنندگان کمک کند ، مانند:

    نظرسنجی ها: به ارائه دهندگان خود بخواهید در طول ارائه خود نظرسنجی اضافه کنند. این به آنها کمک می کند تا درک بهتری از مخاطب در آن سوی صفحه داشته باشند.
    پاسخ زمان واقعی به سوالات توسط یک مجری: به مشتریان اجازه دهید در طول ارائه سؤالات ارسال کنند و همانطور که می آیند پاسخ دهند.
    پرسش و پاسخ در پایان جلسه: به شرکت کنندگان پیشنهاد می کند که در پایان جلسه سؤال های دیگری ارسال کنند و به ارائه دهنده کمک کنید تا قبل از پاسخ دادن ، سؤال را با صدای بلند بخواند.
    اعلان های متنی یا اشتراک گذاری محتوا در طول جلسه ، به عنوان مثال از طریق یک ابزار گپ شامل
    کانال های اجتماعی: برای رویدادهای مجازی خود یک هشتگ # ایجاد کنید و درمورد جلسات خود به صورت زنده در توییتر قرار دهید. شرکت کنندگان را تشویق کنید که همین کار را انجام دهند و با یکدیگر زندگی مشترک برقرار کنند. استفاده از رسانه های اجتماعی به عنوان یک خوراک به شما کمک می کند تا برای رویداد و برند خود دید بیشتری کسب کنید. اطمینان حاصل کنید که شخصی در دسترس است تا در گفتگوها شرکت کند و بحث را تعدیل کند.
    ایده های سرگرمی را در طول استراحت در نظر بگیرید ، به عنوان مثال "تمرین" کوچک (حرکات کششی و غیره) یا موسیقی و فیلمهای تبلیغاتی برای جلسات آینده

بعد از رویداد
تمام مطالب (فیلم ها و اسلایدها یا جزوات) باید بلافاصله بعد از کنفرانس برای شرکت کنندگان در دسترس باشد ، به عنوان مثال از طریق وب سایت رویداد با ورود امن شرکت کنندگان. همه آنها مشتاق به اشتراک گذاری مطالب با همکاران خود هستند ، بنابراین توصیه می شود اندازه پرونده به راحتی قابل هضم و قالبهای متداول تهیه شوند.

به عبارت دیگر
یکی از مهمترین نکته های مهم ما این است: ارزش رویدادهای چهره به چهره غیرقابل انکار است. با وجود بازخورد خوبی که از جامعه خود دریافت کردیم ، همه ما جلسات و تعاملات شخصی را از دست دادیم. این بیماری همه گیر ما را وادار کرد تا دوباره به فکر قالب جدید برای امسال باشیم. مطمئناً یادگیری های زیادی وجود دارد که ما در هنگام تعریف استراتژی کلی رویداد برای کنفرانس های بعدی به کار خواهیم برد.
و به تعبیری وسیع تر این واقعیت برای کل صنعت صادق است. وقتی همه ما از این بحران خارج شویم منعکس کننده تجربیاتی است که ما ساخته ایم ، همان رویداد های  قبلی را برگزار نمی کنیم. رویدادهای ترکیبی در آینده بسیار مهم تر خواهند شد و ما باید راه هایی برای تجاری سازی عناصر مجازی بیابیم.